Fiere B2B: Come ottimizzare la gestione dei contatti e i processi aziendali

Le fiere commerciali rappresentano un'incredibile opportunità di business per le aziende B2B. Sono il momento perfetto per mostrare i propri prodotti, creare relazioni con professionisti del settore e generare nuovi lead.

Organizzare una fiera richiede uno sforzo incredibile in termini logistici, progettuali e di coordinamento delle persone coinvolte. Gestire e organizzare tutti i contatti può diventare complicato se non impossibile, specialmente quando si hanno a che fare con centinaia (o addirittura migliaia) di potenziali clienti che passano per il proprio stand.

Molte aziende si trovano a dover affrontare lo stesso problema: spese ingenti e migliaia di contatti raccolti, ma solo una piccola parte di essi viene effettivamente gestita. Il resto viene perso e non sfruttato, nonostante il grande impegno profuso per raccogliere quei contatti.

Durante le fiere, si incontrano molte persone, si parla con tante di loro, si fissa un appuntamento con alcune e solo poche di queste si convertono in clienti. Spesso, non si ha una strategia per gestire le persone che si sono "perse per strada" lungo questo processo di acquisizione. 

Da qui nasce la necessità di rivoluzionare il modo di gestire le fiere commerciali e il team di MOMA ha sviluppato un sistema che mira ad aiutare le aziende a "digitalizzare" le fiere, ottimizzando i processi di acquisizione di lead e di conversione degli utenti.  Si tratta di una strategia multi-canale che integra strumenti di vendita e marketing tradizionali e digitali che agiscono in 3 momenti: prima, durante e dopo la fiera. 

Nel processo risulta fondamentale anche l'adozione di una tecnologia abilitante come HubSpot CRM che agevola a automatizza tanti processi, migliorandone l'efficienza. 

1 - Cos'è il CRM

CRM è un acronimo inglese che sta per Customer Relationship Management, una potente strategia di gestione delle relazioni con i clienti.  Il CRM, che comprende sia un software che una serie di metodologie operative, collabora in modo trasversale con tutti i reparti aziendali per individuare e gestire in maniera ottimale i profili dei contatti attivi o potenziali, al fine di massimizzare i profitti. Se non hai ancora implementato un CRM, ti consigliamo vivamente di farlo, poiché sarà uno strumento prezioso per la raccolta e il monitoraggio delle informazioni e per la gestione delle relazioni con i contatti. E' un alleato prezioso anche per le fiere B2B, un CRM ben organizzato ti permetterà di raccogliere immediatamente le informazioni e le richieste dei visitatori.

Un'applicazione informatica di CRM è in grado di registrare tutti gli scambi che avvengono tra te e i tuoi contatti (comunicazioni, visite al sito web, richieste di preventivo e simili), tracciare ogni fase della negoziazione, svolgere attività automatiche e tenere sotto controllo scadenze e tempistiche. Inoltre, queste informazioni possono essere condivise automaticamente con i collaboratori designati in modo ordinato ed efficiente.

Tutto ciò che verrà illustrato successivamente può essere gestito tramite strumenti - sia tecnici che procedurali - di CRM. Non solo, questo sistema è un valido alleato per correggere diverse inefficienze che spesso si verificano nei processi aziendali, ma rappresenta anche una risorsa per innovare la tua azienda, ovvero creare un cambiamento che porti a risultati migliori.

2 - Prima della fiera

Durante questa fase, è fondamentale promuovere la partecipazione dell'azienda alla fiera attraverso i canali di comunicazione aziendali, evidenziando lo stand, i prodotti che saranno esposti e le modalità per fissare un appuntamento. Sito web con una pagina landing specifica, blog aziendale, piattaforme di social media ed e-mail marketing sono tutti strumenti preziosi per il marketing pre-evento. Sia che tu voglia generare nuovi lead o migliorare una relazione esistente con utenti già clienti, vanno canalizzati ed integrati i canali di marketing inbound per aumentare la visibilità del tuo prossimo evento. 

Durante questa fase, l'apporto del team sales diventa fondamentale per organizzare appuntamenti chiari e ben strutturati, ottimizzando al massimo le giornate in fiera e dedicando ad ogni potenziale cliente tutto il tempo necessario. Sfruttando i dati presenti nel CRM, sarà possibile studiare, conoscere e capire quale di questi potenziali clienti è il più promettente. In questo modo, i membri del team sales saranno in grado di gestire il loro tempo in modo più consapevole e, di conseguenza, più produttivo. Le funzionalità di automazione offerte da HubSpot permettono agli agenti commerciali di configurare sequenze automatizzate che offrono contenuti pertinenti e follow-up personalizzati ai contatti. Attraverso un processo di lead nurturing prima dell'evento, si avrà una maggiore possibilità di convertire i lead in clienti effettivi durante l'incontro di persona.

L'obiettivo è quello di creare un'esperienza personalizzata e coinvolgente per ogni potenziale cliente, offrendo contenuti rilevanti e seguendo un percorso di comunicazione mirato. Grazie alle funzionalità di automazione di HubSpot, sarà possibile inviare automaticamente email personalizzate in base alle azioni dei contatti, creando un rapporto più stretto e duraturo. Inoltre, saranno disponibili anche informazioni dettagliate sui contatti, come le interazioni precedenti, le preferenze e le caratteristiche specifiche, che aiuteranno il team sales a personalizzare ulteriormente l'approccio durante l'incontro di persona.

Tutte le attività sales e marketing possono essere gestite da un'unica piattaforma come HubSpot che andrà a centralizzare tutte le informazioni raccolte nel CRM permettendo di raccogliere preziosi dati per profilare gli utenti anche in vista della fiera.  La combinazione di un'organizzazione efficiente, l'utilizzo dei dati nel CRM e le funzionalità di automazione di HubSpot consentiranno di massimizzare le opportunità di conversione durante la fiera commerciale.

3 - Durante la fiera

Il lavoro degli agenti commerciali in fiera è stato ottimizzato nella prima fase, ora hanno a disposizione strumenti che migliorano tantissimo le loro opportunità per arricchire il proprio database di nuovi contatti che visiteranno lo stand , per raccogliere ulteriori informazioni sui lead collezionando dati che potranno tornare utili per una serie di iniziative che inizieranno dopo la fiera.  Grazie all'implementazione di piattaforme come HubSpot, gli agenti possono gestire in modo più efficiente i loro compiti e sfruttare al massimo le opportunità offerte dalla fiera.

Innanzitutto il "business card scanner"  consente di scansionare rapidamente dall'app mobile i biglietti da visita dei partecipanti e importare direttamente le loro informazioni di contatto nella piattaforma. E' quindi possibile raccogliere i lead in modo semplice ed immediato, dimenticando i giorni in cui si annotavano dettagli di contatto su pezzi di carta o si raccoglievano biglietti da visita destinati a perdersi o essere dimenticati. Immagina il tempo e lo sforzo risparmiato! 

Le funzionalità di automazione di HubSpot consentono loro di automatizzare processi complessi, assegnare task, inviare notifiche, mail di promemoria o follow up a chi è stato allo stand risparmiando tempo prezioso e migliorando l'efficacia delle loro azioni. Oltre a ciò, il CRM offre una panoramica completa dei lead, delle loro interazioni con l'azienda e di come si muovono le possibili trattative con essi lungo una pipeline commerciale dedicata per gli eventi fieristici. Il tutto con una sincronizzazione dei dati in tempo reale: mentre raccogli lead al tuo stand alla fiera, le informazioni vengono sincronizzate automaticamente su tutti i dispositivi e i membri del team, garantendo che tutti siano aggiornati. Ciò significa che puoi "nutrire" queste connessioni anche prima che l'evento finisca, mostrando ai potenziali clienti che sei proattivo e desideroso di costruire una relazione, massimizzando le opportunità di conversione già durante la fiera. 

In fiera, il marketing digitale si integra con il marketing degli eventi per massimizzare i risultati:

• Considera pubblicare foto del tuo stand, del team e degli eventi serali sui social media per creare un legame più personale con la tua azienda.
• Il live tweeting e posting sui social durante l'evento è essenziale. Utilizzando l'hashtag dell'evento, puoi far sapere ai partecipanti che sei presente e dove trovarti.
• Invia un'e-mail di remind ai contatti e potenziali clienti che hanno interagito con la tua ultima comunicazione pre-fiera per ricordare loro di fermarsi al tuo stand o programmare un incontro con il tuo team di vendita.
• Prevedi delle postazioni di autoregistrazione presso il tuo stand fieristico utilizzando dispositivi come iPad con moduli form personalizzati integrati con il CRM.  Quando qualcuno si ferma al tuo stand, è l'occasione migliore per connetterti con loro e incoraggiarli a compilare un form per ricevere ulteriori informazioni da te o per offrire loro contenuti premium come ebook, whitepaper, gadget o un altro lead magnet.  Assicurati di prevedere i vari consensi GDPR per poterli poi ricontattare.
• Anticipa i tempi: attiva azioni di follow-up verso i visitatori del tuo stand prima della fine dell'evento, sia con email marketing che con sales email degli agenti. La maggior parte delle aziende si connette con i potenziali clienti solo dopo l'evento o quando ricevono l'ambito elenco lead dall'ente organizzatore della fiera. Quindi, se invii la tua prima email i giorni successivi alla fiera o quando ricevi l'elenco, sei in competizione con tutti gli altri fornitori. Se invii loro un'e-mail prima, dai loro il tempo di digerire le informazioni che hai inviato e persino di avere un incontro con un addetto alle vendite prima ancora che prendano in considerazione un altro fornitore. 

4 - Dopo la fiera

Una volta raccolti e digitalizzati i dati dei lead, dei clienti e dei prospect presso lo stand, è possibile coinvolgerli con contenuti e azioni mirate. Dopo aver acquisito queste preziose informazioni, è fondamentale nutrire questi potenziali clienti con azioni di nurturing personalizzate anche dopo la conclusione dell'evento, al fine di trasformarli in clienti fedeli.

Le azioni di email marketing automation sono un must una volta terminata la fiera: 

1. Invia una e-mail di ringraziamento qualche giorno dopo (entro 72 ore): una newsletter verticalizzata agli utenti che si sono fermati al tuo stand, un'email contenente 3 punti chiave dell'evento che li invita a scaricare una brochure, una guida o a visitare il sito web per ulteriori informazioni (consigliabile un contenuto premium diverso da quello offerto in ​​fiera). Se il lead compie un'azione qualificata e scarica la tua risorsa, è pronto per un incontro.
2. L’automazione permette l'invio di fussi di email marketing automatizzate e temporizzate in funzione dell'azione svolta o delle caratteristiche del contatto. Ad esempio per gestire i lead che non hanno ancora compiuto l’azione desiderata: quelli che non hanno scaricato la brochure. In questo caso, si può inviare un’altra mail che li invita a compiere l’azione che hanno precedentemente ignorato o erogargli un contenuto differente per portarli, con step differenti e automatizzati, all'appuntamento con il commerciale.

Un CRM avanzato come HubSpot consente di analizzare i contatti altamente interessati: una volta che il contatto è già nel CRM HubSpot, è possibile vedere che ha interagito con un annuncio sui social media, ha visitato il sito web, ha scaricato un whitepaper, ha letto diversi post sul blog e ha prenotato una visita allo stand in fiera, incontrando un membro del tuo team per una trattativa che procede nella pipeline.

Questi dati sono fondamentali per condurre analisi complete e ottenere report dettagliati sulla redditività di ciascuna fiera. Con analisi approfondite, è possibile monitorare le performance delle attività svolte alle fiere commerciali, misurare il ROI e identificare aree di miglioramento. Ottenendo informazioni sulle metriche come il tasso di conversione dei lead, l'interazione delle email e il fatturato generato dai lead delle fiere commerciali, sarai in grado di perfezionare la tua strategia e prendere decisioni informate per gli eventi futuri.

L'importazione dei contatti è una funzionalità che un CRM come HubSpot dispone e che si rivela estremamente utile . Questo strumento permette di caricare facilmente i contatti dei visitatori delle fiere che vengono forniti solitamente in file excel al termine dell'evento dall'organizzazione.

Grazie a HubSpot, puoi importare rapidamente tutti i contatti acquisiti durante la fiera direttamente nella piattaforma, non solo risparmi tempo, ma eviti anche errori di trascrizione e la possibilità di perdere contatti preziosi. Con l'importazione dei contatti semplificata di HubSpot, puoi gestire facilmente la tua lista di contatti e massimizzare le opportunità di business che le fiere commerciali offrono. Inoltre, grazie alla sincronizzazione in tempo reale, i dati vengono aggiornati automaticamente su tutti i dispositivi e condivisi con tutti i membri del team. 

5 - Conclusione

In conclusione, la gestione dei contatti alle fiere B2B rappresenta una sfida per molte aziende, ma con l'adozione di una strategia multi-canale e l'utilizzo di strumenti come HubSpot CRM, è possibile automatizzare e ottimizzare i processi di acquisizione di lead e conversione degli utenti.

Prima della fiera, è fondamentale promuovere la partecipazione attraverso i canali di comunicazione aziendali e organizzare appuntamenti ben strutturati. Durante la fiera, l'utilizzo di strumenti come il "business card scanner" e le funzionalità di automazione di HubSpot consentono di raccogliere e gestire i lead in modo efficiente. Dopo la fiera, è importante nutrire i potenziali clienti con azioni di email marketing automation e analizzare i dati per misurare il ROI e migliorare la strategia per gli eventi futuri.

Se sei interessato a saperne di più su come gestire e automatizzare il contact management alle fiere B2B, contattaci !